Tworzenie dokumentacji firmowej w wersji papierowej przechodzi powoli do przeszłości. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym proces ten staje się coraz szybszy i sprawniejszy. Elektroniczny obieg dokumentów po prostu staje się standardem. Widać to choćby po tym, jak wiele firm decyduje się na jego wdrożenie. Jak taki system może zmienić codzienną pracę?
Szybkie wyszukiwanie każdego dokumentu
Od dawna wiadomo, że tradycyjne, papierowe archiwa dokumentów w firmach są mało wydajne. Korzystanie z nich jest dość utrudnione, a im większe archiwum, tym dłużej trwa szukanie konkretnego dokumentu. W każdym biznesie czas przeliczany jest na pieniądze. Każda zatem minuta, godzina poświęcana na szukanie dokumentów jest w pewnym sensie stratą pieniędzy. Nie może zatem dziwić, że firmy potrzebują dziś nowoczesnych rozwiązań, które mogłoby ten problem rozwiązań. Jednym z nich jest właśnie elektroniczny obieg dokumentów. Oprogramowanie pozwala na dostęp do dowolnego dokumentu firmowego w sposób szybki i sprawny. Co więcej, jest to możliwe z każdego miejsca i o dowolnej porze. Wpływa to na wydajność pracy i daje niemałą oszczędność czasu. Warto tu dodać, że takie rozwiązanie to nie tylko szybki i łatwy dostęp do dokumentów, ale także możliwość generowania różnego rodzaju raportów.
Szybki obieg dokumentów w firmie
Sprawny przepływ dokumentów w firmie w znaczny sposób wpływa na tempo realizacji różnego rodzaju procesów. Każde przedsiębiorstwo dąży zatem do tego, aby obieg dokumentów w organizacji był jak najszybszy. Jeszcze nie tak dawno najprostsze sprawy często realizowane były nawet przez kilka dni. Nie da się ukryć, że taki stan rzeczy obniża efektywność pracy. Dobrym przykładem może być tu choćby długi czas planowania i rozliczania delegacji służbowych. Rozwiązaniem tego problemu jest system delegacji online, który dokładnie opisany jest na stronie https://inewi.pl/Funkcje/Delegacje-Online. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie daje dużo większe możliwości. Wspomnieć trzeba tu jeszcze m.in. o elektronicznych wnioskach urlopowych. Jest to rozwiązanie w sposób znaczący skracające czas oczekiwania między momentem złożenia wniosku, a otrzymania decyzji co do jego akceptacji. Jeszcze jakiś czas temu cały ten proces często trwał nawet kilka dni. Dziś dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów trwa to zaledwie kilka godzin, a nierzadko nawet krócej. To korzystne rozwiązanie zarówno dla pracowników, osób decyzyjnych, jak i dla działu kadr i płac.
Większe bezpieczeństwo dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko ich szybszy przepływ w organizacji, ale i większe bezpieczeństwo przechowywania. Jest to szczególnie ważne zwłaszcza w przypadku dokumentów poufnych. Jeśli chodzi o dokumentację w wersji papierowej, zachowanie wszystkich procedur bezpieczeństwa jest dość kosztowe. Nie jest to także łatwe zadanie, ponieważ dokumenty papierowe zawsze narażone mogą być na ewentualny pożar, zalanie, bądź inne zdarzenie losowe. Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku wdrożenia w firmie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Cała dokumentacja przechowywana jest w wirtualnej chmurze. Dzięki temu jest skutecznie chroniona nie tylko przed zniszczeniem, ale również przed ewentualną kradzieżą.
Artykuł sponsorowany