Przedsiębiorcy w dzisiejszych czasach mają szereg możliwości, aby usprawniać procesy firmowe i ograniczać koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Jednym z nich jest optymalizacja obiegu dokumentów i przetwarzanie firmowej dokumentacji na wersję cyfrową. Zobacz, co zyskasz, inwestując w usprawniony obieg akt firmowych.
Nie da się wskazać jednego, skutecznego sposobu na usprawnienie procesów wpływających na zarządzanie przedsiębiorstwem. Aby obieg dokumentacji przebiegał sprawnie i pozwalał na szybkie przekazywanie informacji, musisz zainwestować w nowoczesny system teleinformatyczny oraz zdigitalizować dotychczasową dokumentację.
Sposoby na optymalizację obiegu dokumentacji firmowej
Jest co najmniej kilka skutecznych metod, które pozwalają na redukcję kosztów i usprawnienie obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie. Możesz przede wszystkim postawić na pełną digitalizację akt i przeniesienie ich do wersji cyfrowej, np. w firmowej chmurze. W ten sposób zmniejszasz ryzyko utraty dokumentów i wystąpienia błędów, np. w rozliczeniach.
Pozostałe metody, dzięki którym obieg dokumentacji jest o wiele sprawniejszy to:
- Ujednolicenie sposobu tworzenia, przetwarzania i przechowywania dokumentów. Zapewnia spójność i ułatwia orientację pracownikom. Kluczowe jest ustalenie jednolitych szablonów, procedur składania dokumentów i terminologii.
- Wprowadzenie systemu, który automatyzuje przepływ pracy i procesy zatwierdzania, może znacznie przyspieszyć obieg dokumentów. Narzędzia takie jak systemy zarządzania zadaniami pozwalają na ustalenie kolejności działań i odpowiedzialności.
- Regularne szkolenia i instruktaże dotyczące procedur obiegu dokumentów
są kluczowe. Pracownicy powinni być świadomi istoty prawidłowego zarządzania dokumentacją oraz umieć korzystać z narzędzi i oprogramowania.
Dodatkowo istotne jest to, aby system usprawniający obieg dokumentów gwarantował maksimum bezpieczeństwa, np. poprzez szyfrowanie cyfrowych wersji dokumentów
i zabezpieczenie dostępu do rozwiązań chmurowych w firmie.
Ile kosztuje optymalizacja obiegu dokumentacji firmowej?
Całkowite koszty przeprowadzenia pełnej digitalizacji dokumentów w firmie oraz jednoczesnej optymalizacji obiegu akt to wydatek na poziomie do kilkunastu tysięcy złotych.
Czynniki wpływające na cenę takich działań to: wielkość przedsiębiorstwa, ilość dokumentów do przetworzenia oraz poziom skomplikowania nowego systemu teleinformatycznego, który wymaga wdrożenia w przedsiębiorstwie.
Im obszerniejsze działania są prowadzone, tym wyższe będą wydatki po stronie przedsiębiorcy. Niemniej jednak w ogólnym rozrachunku optymalizacja procesów związanych z obiegiem akt przynosi spore oszczędności dla budżetu przedsiębiorstwa. Dodatkowo takie działania przyśpieszają przepływ informacji kluczowych w codziennym życiu firmy.
Jeśli chcesz, aby Twoje przedsiębiorstwo funkcjonowało jak najlepiej i bez zbędnych pomyłek, koniecznie postaw na digitalizację akt oraz optymalizację obiegu dokumentacji pomiędzy komórkami przedsiębiorstwa.
Artykuł sponsorowany