Prowadzenie działalności opartej na modelu outsourcingowym stało się od niedawna jeszcze bardziej prześwietlane niż dotychczas. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy związane z prawem migracyjnym, powierzaniem pracy cudzoziemcom i rynkiem pracy, które wprowadzają możliwości znacznie większej kontroli nad przedsiębiorstwami i agencjami zatrudnienia w kontekście legalności zatrudnienia. Co więcej zwracają one szczególną uwagę na działalność outsourcingową i zjawisko nieprawidłowego outsourcingu, który, nie będąc agencją zatrudnienia, działa na jej zasadach.
Na co powinno się zatem zwrócić szczególną uwagę, gdy prowadzi się działalność opartą na outsourcingu? Czego na razie obawiać się w razie kontroli i kiedy może ona się zdarzyć?
Jaka forma outsourcingu jest obecnie dopuszczalna w Polsce?
Jedyną dopuszczalną obecnie formą outsourcingu w Polsce jest outsourcing procesowy. Inaczej zwany outsourcingiem usług polega właśnie na dostarczaniu usługi firmom zlecającym, którą wykonują outsourcerzy, czyli pracownicy zatrudniani przez firmę outsourcingową. Niejednokrotnie nie mają oni nawet styczności ze zleceniodawcą. Przykładowo firma, która zamówiła stworzenie swojej strony internetowej, może otrzymać dopiero ostateczny efekt usługi, która została w całości wykonana w siedzibie firmy outsourcingowej.
Outsourcing usług odbywa się na podstawie umowy pomiędzy obydwiema stronami. Jej treść należy skonsultować z wykwalifikowana ku temu kancelaria prawną, a zawrzeć w niej należy wszystkie istotne aspekty dla umowy dostarczania usługi, a także często trzeba dołączyć tzw. umowę toolingową. W szczególności jednak należy upewnić się, że przedmiotem umowy jest właśnie zamówiona usługa, a nie np. forma body leasingu, gdyż mogłaby zostać ona wtedy uznana za usługę pracy tymczasowej. Wykonywanej usłudze zawsze musi odpowiadać kod PKD (Polskiej Kwalifikacji Działalności), który musi posiadać firma outsourcingowa.
Dowiedz się więcej na temat outsourcingu procesowego na: https://paluckiszkutnik.pl/jak-dziala-outsourcing-procesowy-i-dlaczego-nie-jest-praca-tymczasowa-obsluga-prawna-firm/
Czym różni się outsourcing procesowy od agencji pracy tymczasowej?
Jedyną dopuszczalną formą dostarczania firmom pracowników jest czynienie tego za pośrednictwem agencji zatrudnienia. Działający w ten sposób podmiot, który świadczy usługi w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy, musi być wpisany do rejestru agencji zatrudnienia (art. 305 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Żadna firma nie może prowadzić takiej działalności bez wpisania do KRAZ.
Outsourcing procesowy nie polega na prowadzeniu działalności w zakresie pośrednictwa pracy, ani pracy tymczasowej, gdyż, jak już wspomniałem, jedyny legalny outsourcing polega na dostarczaniu usług i to one są przedmiotem podpisywanej umowy pomiędzy outsourcerem a firmą zlecającą. W wypadku agencji pracy tymczasowej umowa podpisywana jest pomiędzy nią a pracownikiem, który następnie jest kierowany do firmy-klienta. Nie na zasadzie wykonania konkretnej usługi, ale wykonywania pracy dla przedsiębiorstwa szukającego pracowników. Agencja zatrudnienia, która chce świadczyć swoje usługi cudzoziemcom, musi od 1 czerwca 2025 r. przejść 2-letni okres karencji obsługiwania przez ten czas jedynie obywateli Polski lub UE (w wypadku agencji powstałych po 1 czerwca) lub złożyć stosowny wniosek o zmianę w rejestrze (w wypadku agencji istniejących przed 1 czerwca, które uprzednio świadczyły usługi na rzecz cudzoziemców).
Jakie możliwe są kontrole i kary w kontekście legalności zatrudnienia i pośrednictwa pracy?
Kluczowym aspektem przy outsourcingu procesowym jest umowa, gdyż jej prawidłowa treść będzie świadczyć o działalności zgodnej z prawem. Nacisk na posiadanie odpowiedniego kodu PKD, jego możliwa obecność w umowie i konieczna na fakturze zamykającej wykonaną usługę jest najlepszym dowodem w wypadku przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) kontrolę. Umowa toolingowa, uściślenie przedmiotu umowy, zawarcie wszystkich podstawowych elementów koniecznych dla umowy dostarczania usług stanowi najlepsze zabezpieczenie się przed ewentualną kontrolą.
A dodajmy, że od 1 czerwca 2025 r. nowe przepisy umożliwiają niezapowiedziane kontrole oraz kontrole krzyżowe przeprowadzane przez PIP i Straż Graniczną (https://paluckiszkutnik.pl/kontrola-legalnosci-zatrudnienia-cudzoziemca-straz/). Taka możliwość wynika ze zmiany w prawie przedsiębiorców, tj. art. 48 i 54, które zaistniały w wyniku wejścia w życie ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Najskuteczniejszą metodą będzie korzystanie z pomocy kancelarii prawnej, która będzie obeznana w tematyce pracy tymczasowej, outsourcingu usług i pośrednictwa pracy. Pozwoli to uniknąć wysokich kar nawet do 100 tys. zł za świadczenie usług w zakresie pracy tymczasowej lub pośrednictwa pracy bez wpisu do rejestru (art. 362 ust. 1 ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Wysokie kary do 30 tys. zł za cudzoziemca mogą zaistnieć w wypadku braku lub błędów w zawartej umowie.
Artykuł sponsorowany