Założenie firmy transportowej to nie tylko zakup pojazdu i zatrudnienie kierowcy. To cała procedura, która wymaga znajomości przepisów, odpowiednich licencji i przemyślanej logistyki. Poniżej znajdziesz najważniejsze kwestie, które trzeba wziąć pod uwagę przed pierwszym kursem.
Rejestracja działalności i wybór odpowiedniej formy prawnej
Pierwszym krokiem jest rejestracja działalności – najczęściej jako jednoosobowa działalność gospodarcza, ale możliwa jest również forma spółki. Wybór zależy od skali operacji oraz planów rozwoju.
W przypadku transportu krajowego wystarczy wpis do CEIDG lub KRS, natomiast dla transportu międzynarodowego niezbędna będzie licencja wspólnotowa oraz wyznaczenie zarządzającego transportem z certyfikatem kompetencji zawodowych.
Już na tym etapie warto pomyśleć o strukturze kosztów: leasing, amortyzacja, podatki i VAT – te elementy będą miały wpływ na rentowność firmy. Dobrym krokiem jest konsultacja z biurem rachunkowym, które zna realia branży TSL.
Pojazdy, tachografy i wymagania techniczne
Samochody w transporcie drogowym muszą spełniać określone normy – zarówno pod kątem emisji spalin (najlepiej Euro 6), jak i wyposażenia. Każdy pojazd powyżej 3,5 tony musi być wyposażony w tachograf cyfrowy, który rejestruje czas pracy kierowcy, prędkość i dystans. Do tego dochodzi obowiązek kalibracji tachografu co dwa lata, archiwizacja danych oraz znajomość zasad dotyczących czasu jazdy i odpoczynku. Nawet w przypadku busów do 3,5 tony od 2026 roku planowane są nowe regulacje unijne, które wprowadzą obowiązek rejestrowania czasu pracy.
Licencje, winiety i ubezpieczenia – niezbędne dokumenty
Bez odpowiednich zezwoleń nie ma mowy o legalnym transporcie. Przewoźnik musi posiadać licencję krajową lub wspólnotową (UE), a także zezwolenia specjalne w przypadku przewozów kabotażowych czy ładunków niebezpiecznych (ADR).
Pojazdy muszą być objęte obowiązkowym ubezpieczeniem OC oraz dodatkową polisą OCP (odpowiedzialność cywilna przewoźnika). Równie ważne są winiety lub systemy e-myta. Jeśli Twoje trasy przebiegają przez takie kraje jak Austria, Czechy, Węgry czy Słowacja, możesz zamówić e-winiety przez stronę http://www.winiety.pl, co znacznie skraca formalności i eliminuje ryzyko mandatu przy przekraczaniu granicy.
Kierowcy – rekrutacja, uprawnienia i odpowiedzialność
Zatrudnienie kierowcy to nie tylko podpisanie umowy, ale również potwierdzenie jego kwalifikacji i regularne szkolenia. Kierowca musi mieć:
- prawo jazdy odpowiedniej kategorii,
- świadectwo kwalifikacji zawodowej,
- aktualne badania lekarskie i psychologiczne,
- kartę do tachografu,
- przeszkolenie w zakresie czasu pracy i ADR (jeśli dotyczy).
Dobrze przygotowany kierowca to mniej kar, mniej awarii i większe bezpieczeństwo. Warto też wdrożyć system kontroli stylu jazdy – np. z użyciem telematyki – co pozwala oszczędzić paliwo i dbać o stan techniczny floty.
Obowiązki dokumentacyjne i codzienna organizacja pracy
Każda firma transportowa musi prowadzić szczegółową dokumentację, zarówno dla pojazdów, jak i dla pracowników. To obowiązek kontrolowany przez Inspekcję Transportu Drogowego, Urząd Skarbowy oraz ZUS. Do najważniejszych dokumentów należą:
- ewidencja czasu pracy kierowców,
- zapisy z tachografów i ich archiwizacja,
- umowy z kontrahentami i zlecenia przewozowe,
- listy przewozowe CMR lub krajowe,
- karty drogowe i raporty z tras,
- faktury i rozliczenia podatkowe.
Cyfrowe narzędzia do zarządzania flotą, e-TOLL, systemy ERP oraz platformy komunikacji z klientem to dziś nie luksus, ale standard. Bez automatyzacji firma szybko utknie w chaosie operacyjnym.
Artykuł sponsorowany