Koszty uzyskania przychodu pozwalają przedsiębiorcom obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Z drugiej strony nie każdy wydatek może zostać uznany za koszt – zgodnie z ustawą musi on bowiem spełniać pewne wymogi. Czym jest koszt uzyskania przychodu i jak go dokumentować?
Podatkowy, a niepodatkowy koszt
Na początek warto uświadomić sobie, że inaczej koszty uzyskania przychodu rozumie Ustawa o Rachunkowości, inaczej zaś Ustawa o podatku dochodowym. W pierwszym przypadku za koszt możemy uznać każdy wydatek, który w jakiś sposób związany jest z działalnością firmy. Inaczej jest w kontekście podatkowym, gdzie koszt musi służyć pozyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródeł. Co więcej, podatnik nie może uznać za koszt wydatków, które ustawowo zostały z nich wyłączone. Oznacza to, że koszt księgowy nie zawsze będzie podatkowym i na odwrót. Warto mieć na uwadze, że podatkowy koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę do obliczenia podatku dochodowego, w efekcie czego stanowi swoiste narzędzie optymalizacji podatkowej.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Każdy koszt uzyskania przychodu, jaki znajdzie się w księgach podatkowych, musi być odpowiednio udokumentowany. Podatnicy najczęściej korzystają z faktury VAT, która jasno wskazuje:
- nabywcę,
- wystawcę,
- kwotę
- towar bądź usługę.
Wzór faktury z VAT znaleźć można w każdym programie do fakturowania. Czasami przedsiębiorca może również udokumentować koszt za pomocą paragonu, jednak musi się na nim znajdować NIP nabywcy. W przypadku jego braku, nie można dokonać odliczenia. Udokumentować poniesienie kosztu może również:
- wyciąg bankowy, potwierdzający wykonanie przelewu,
- nota księgowa,
- dowód uiszczenia opłaty pocztowej lub bankowej,
- dowód wewnętrzny.
Warto pamiętać, że koszty uzyskania przychodu dotyczą nie tylko wydatkowania gotówki. Mogą być one związane także z poniesionymi stratami, na przykład w momencie zniszczenia towarów. Kosztem może być również wartość usługi bądź towaru, za którą kontrahent nie uiścił płatności. W rzeczywistości katalog kosztów jest bardzo szeroki, jednak to, czy ostatecznie będzie można uznać go za koszt podatkowy, zależy wyłącznie od jego przeznaczenia, oczywiście jeśli dany wydatek nie został wyłączony z kosztów uzyskania przychodu ustawowo.
Koszty pod kontrolą
Koszty podatkowe cieszą się bardzo dużym zainteresowaniem przedsiębiorców, głównie dlatego, że ponosząc je, można w znaczny sposób ograniczyć wysokość podatku dochodowego. Niemniej jednak warto mieć na uwadze, że koszty podatkowe budzą zainteresowanie nie tylko samych podatników, ale również organów podatkowych, czyli pracowników urzędów skarbowych. Mogą oni wszcząć kontrolę, jeśli zachodzi podejrzenie, że podatnik w sposób nieprawidłowy i celowy zaniża podstawę opodatkowania. Dlatego też jesteśmy zobowiązani do archiwizowania dokumentacji podatkowej przez czas określony ustawowo. Na żądanie organu podatkowego, jesteśmy zobowiązani przedstawić konkretne dokumenty, które potwierdzają poniesienie wydatku. Pamiętajmy, że koszty podatkowe mogą zostać przez urzędników zakwestionowane, dlatego też – szczególnie w przypadku, gdy mamy wątpliwości co do tego, czy dany wydatek może być kosztem – warto zaczerpnąć informacji u źródła, czyli na infolinii podatkowej. W razie wątpliwości można też udać się do doradcy podatkowego i skonsultować problem. Mowa tutaj głównie o wysokich kwotach, które w znaczny sposób obniżają podstawę opodatkowania.
Artykuł sponsorowany