W małych miastach i powiatach KSeF nie trafia do firm z własnym działem wdrożeń i osobą od procesów. Trafia do sklepów, warsztatów, gabinetów, firm transportowych i usługowych, gdzie sprzedaż, faktury, ZUS i kontakt z księgowością często skupiają się w rękach właściciela. Dlatego rozmowa o KSeF rzadko zaczyna się tu od technologii. Zaczyna się od pytania, czy kolejna zmiana nie dołoży firmie pracy w momencie, gdy i tak działa już na styk.
Nie chodzi o strach przed cyfryzacją
To nie jest opór przed nowym systemem. Bardziej chodzi o przeciążenie. Badanie przywoływane przez Rzecznika MŚP pokazało, że przedsiębiorcy za największe wyzwania uznają wzrost kosztów prowadzenia działalności, składki ZUS oraz ceny energii i zmiany podatkowe. Na tym tle KSeF nie wpada do spokojnej firmy, która ma wolny czas i zapas organizacyjny. Wchodzi do biznesu, który już wcześniej pracował pod presją kosztów i terminów.
To właśnie dlatego lokalni przedsiębiorcy nie mówią zwykle: „boję się systemu”. Częściej mówią: „boję się, że nie zdążę”, „nie wiem, od czego zacząć” albo „nie mam kiedy tego ogarnąć”. Taki sposób myślenia lepiej oddaje realia małej firmy niż opowieść o samej cyfryzacji.
Co najczęściej blokuje firmy przed wdrożeniem
Z danych Grant Thornton wynika, że firmy najczęściej wskazywały kilka powtarzających się barier przy przygotowaniu do KSeF:
- opóźnienia po stronie dostawcy systemu księgowego,
- problem z dostosowaniem własnego systemu,
- brak wiedzy o szczegółach KSeF,
- trudności z przygotowaniem procedur wewnętrznych,
- brak zaplecza technicznego po stronie firmy.
Za tymi punktami stoi ten sam obraz: właściciel małej firmy czeka na aktualizację programu, nie ma z kim skonsultować technicznych szczegółów i nie wie, czy bardziej pilne jest dziś nadanie uprawnień, test systemu czy zwykłe uporządkowanie obiegu faktur. W badaniu Grant Thornton pełną gotowość do KSeF deklarowało pod koniec 2025 roku zaledwie 12 proc. firm. To dobrze pokazuje, że niepewność nie była wyjątkiem, tylko stanem dość powszechnym.
Jest jeszcze jedna obawa: czy cały łańcuch jest gotowy
W małej firmie KSeF nie działa w oderwaniu od otoczenia. Przedsiębiorca musi mieć narzędzie do fakturowania, sposób uwierzytelnienia i uporządkowaną współpracę z biurem rachunkowym. Sam system może być gotowy, ale jeśli któryś z tych elementów działa z opóźnieniem, napięcie od razu rośnie. Oficjalne materiały MF pokazują też wyraźnie, że obowiązek został rozpisany etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, a najmniejsze podmioty z bardzo niską wartością sprzedaży udokumentowanej fakturami poza KSeF mają okres przejściowy do 1 stycznia 2027 r. Jednocześnie odroczenie dotyczy wystawiania faktur, a nie ich odbierania w KSeF. To dla wielu firm był jeden z bardziej zaskakujących elementów całej zmiany.
Tu pojawia się też rola biura rachunkowego. Iwona Sikorska z iKsiegowa.pl zwraca uwagę, że w małych firmach największy problem zwykle nie leży w samym systemie, tylko w chaosie wokół dokumentów.
– „Przedsiębiorcy rzadko boją się samego KSeF. Boją się, że coś przeoczą i zostaną z tym sami. Dlatego zaczynamy od podstaw: jak firma dziś wystawia faktury, gdzie trafiają koszty, kto pilnuje terminów. Bez tego żadne narzędzie nie pomoże.”
To podejście – najpierw proces, potem system – jest szczególnie ważne dla małych firm, które nie mają zapasu czasu na poprawki już po uruchomieniu.
Spokój nie bierze się znikąd
Największy niepokój budzi zwykle nie sam obowiązek, tylko moment zderzenia z codziennością. Firma działa normalnie, obsługuje klientów, pilnuje płatności i pracowników, a obok tego ma jeszcze zmienić sposób pracy z fakturami. Tam, gdzie dokumenty są poukładane, KSeF będzie po prostu kolejnym etapem cyfryzacji. Tam, gdzie przez lata wszystko opierało się na przyzwyczajeniu i pamięci właściciela, wejście w nowy model odsłoni słabe miejsca szybciej, niż wielu przedsiębiorców zakładało.
Dlatego lokalny biznes nie potrzebuje dziś głośnych haseł o nowoczesności. Potrzebuje jasnej informacji, sprawnego narzędzia i kogoś, kto pomoże poukładać obieg faktur zanim pojawi się pierwszy problem. Obawy przedsiębiorców są racjonalne. Nie biorą się z niechęci do zmian, tylko z trzeźwej oceny własnych zasobów. A to już zupełnie inna rozmowa niż zwykły strach przed systemem.
Artykuł sponsorowany
